Manager w branży beauty musi być przede wszystkim skuteczny. Sprawdźmy, jakie wymagania powinien spełniać kandydat na tę posadę, aby można mu było powierzyć kierowanie salonem.
Jeszcze kilka lat temu to stanowisko kojarzyło się tylko z największymi i najbardziej ekskluzywnymi obiektami. Dziś managera coraz częściej zatrudniają właściciele mniejszych salonów i gabinetów, powierzając zarządzanie biznesem doświadczonym profesjonalistom.
Takie rozwiązanie jest dobrym posunięciem co najmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, manager organizuje, koordynuje, planuje i kontroluje, dbając o wszystkie aspekty funkcjonowania salonu. Optymalnie wykorzystuje posiadane zasoby, co przekłada się bezpośrednio na uzyskiwanie wyższych przychodów z działalności. Po drugie, sam właściciel ma mniej na głowie i może poświęcić więcej czasu na nowe przedsięwzięcia czy życie prywatne.
Pozostają tylko kwestie, jak znaleźć odpowiedniego kandydata na to stanowisko i jakie obowiązki można mu powierzyć. Postaram się odpowiedzieć na te pytania, koncentrując swoje rozważania na następujących zagadnieniach:
Najogólniej mówiąc, manager jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie salonem. Może kierować całą firmą albo jakąś jej częścią. Zakres obowiązków na tym stanowisku zależy głównie od tego, jak często w salonie pojawia się właściciel. W niektórych gabinetach prawie zawsze można zastać właściciela, a manager jest jego prawą ręką. Ale w innych szef powierza managerowi całokształt prac związanych z bieżącym funkcjonowaniem salonu – z uwagi na to, że sam nie zawsze może być na miejscu (bo prowadzi np. jeszcze inną działalność albo jego biznes nie ogranicza się tylko do jednego salonu, lecz obejmuje całą sieć).
Jakkolwiek spojrzymy na kompetencje managera, trzeba stwierdzić, że ta praca opiera się przede wszystkim na kontaktach z ludźmi: pracownikami salonu, klientami, kontrahentami. Do obowiązków managera należy organizowanie i koordynowanie pracy zespołu, wyznaczanie obowiązków i ustalanie kompetencji podległych pracowników oraz sprawowanie kontroli nad personelem salonu. Ponadto manager jest odpowiedzialny za prowadzenie rekrutacji nowo zatrudnianych osób, motywowanie i informowanie pracowników, dbanie o ich rozwój i rozwiązywanie konfliktów. Manager ustala też cele krótko- i długoterminowe salonu, opracowuje normy obsługi klienta i procedury usprawniające pracę personelu, rozpatruje skargi i reklamacje klientów, a także osobiście nadzoruje wizyty specjalnych gości.
Osoba zatrudniona na stanowisku managera powinna orientować się w ofertach firm z branży beauty i umieć wybrać spośród nich optymalne rozwiązania dla salonu. Dobry manager nie tylko wyszuka najlepszą ofertę, ale również wynegocjuje atrakcyjne ceny i rabaty oraz zatroszczy się o dobry kontakt z dostawcami.
Oprócz tego manager dużą część swojego czasu przeznacza na wszelkie działania marketingowe i reklamowe – organizuje np. różnego rodzaju akcje promocyjne salonu, tworzy programy lojalnościowe i oferty specjalne, planuje pokazy i dni otwarte. Wie, które formy promocji salonu przynoszą najlepsze efekty i gdzie warto się reklamować. Utrzymuje stałe relacje z reklamobiorcami i przedstawicielami mediów oraz zleca aktualizację firmowej strony internetowej.
Manager pełni także funkcję reprezentacyjną. Zarówno klienci, jak i pracownicy czy kontrahenci handlowi będą postrzegać salon właśnie przez pryzmat managera, który powinien stać się dla innych osób związanych z firmą wyznacznikiem najwyższych standardów (obsługi klienta, zachowania).
Od jakości pracy managera zależy również prestiż, jakim może się cieszyć obiekt – albo jaki może utracić. Aby salon stał się miejscem chętnie odwiedzanym przez klientów, w jego wewnętrznych stosunkach i sprawach firmowych musi panować pełna harmonia. Konflikty między pracownikami czy problemy w kontaktach z partnerami bardzo szybko przedostają się do atmosfery salonu, a klienci je wyczuwają. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby manager nie tylko umiał stworzyć miejsce idealne dla odnowy ciała i ducha, ale również, decydując jednocześnie o wizerunku salonu, potrafił zarazić obecnych oraz potencjalnych klientów i kontrahentów wizją obiektu, w którym normą są atmosfera relaksu i najwyższa jakość obsługi.
Planując zatrudnienie managera, często zadajemy sobie pytania, jaki powinien być idealny kandydat na to stanowisko i na co położyć największy nacisk: wykształcenie czy doświadczenie i umiejętności. Moim zdaniem wybór jednego nadrzędnego kryterium z góry skazuje nas na porażkę. Błędem jest także zatrudnianie pod wpływem impulsu kandydata, który np. ujął nas niezwykle miłą powierzchownością. Taką decyzję zawsze trzeba dokładnie przemyśleć, ponieważ od działań podejmowanych przez managera zależeć będzie funkcjonowanie salonu w przyszłości.
Aby ułatwić sobie wybór, trzeba profesjonalnie podejść do procesu rekrutacyjnego i odpowiednio się przygotować. Ten proces można podzielić na trzy etapy.
Po pierwsze, należy precyzyjnie ustalić, kogo szukamy i jaki powinien być idealny profil kandydata. Oczekiwania względem osób ubiegających się o to stanowisko warto podzielić na takie, które są bezwzględnie wymagane, oraz takie, które są pożądane, ale nie konieczne.
Podstawę w pracy managera stanowi wiedza z zakresu kierowania personelem i prowadzenia biznesu. Od kandydatów oczekuje się nie tylko znajomości pewnych podstaw teoretycznych (zdobytych na wyższej uczelni albo podczas dodatkowych kursów i szkoleń), ale również, a właściwie przede wszystkim, praktycznej wiedzy dotyczącej zarządzania salonem urody, fryzjerskim czy SPA, potwierdzonej doświadczeniem zawodowym. Osoba starająca się o zatrudnienie w charakterze managera musi się wykazać m.in.: umiejętnością nawiązywania kontaktów i utrzymywania pozytywnych relacji, wyznaczania celów, delegowania zadań i obowiązków, organizowania pracy, motywacji pracowników, rozwiązywania konfliktów i negocjacji, współdziałania, podejmowania szybkich i trafnych decyzji, pracy w szybkim tempie czy zdolnościami analitycznymi.
Po drugie, podczas rozmowy z kandydatem należy zadawać trafne pytania. Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje spotkanie z osobą ubiegającą się o stanowisko managera, trzeba się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim należy się dokładnie zapoznać z CV kandydata, a następnie opracować listę pytań, na podstawie których będziemy mogli ustalić, czy osoba, z którą rozmawiamy, spełnia nasze oczekiwania. Najlepiej jeśli pytania będą miały formę otwartą i zostaną skonstruowane w taki sposób, aby umożliwiać sprawdzenie kandydata pod kątem dopasowania do zespołu, charakteru pracy czy też rzeczywiście posiadanych umiejętności, np.:
Dobrym pomysłem jest także sprawdzenie wiedzy kandydata dotyczącej produktów, branży i konkurencji. Nie powinno się natomiast zadawać pytań o charakterze osobistym, czyli np. pytań o stan cywilny, religię, preferencje seksualne.
I po trzecie, podejmując ostateczną decyzję, należy wybrać kandydata, który spełnia wszystkie niezbędne wymagania. Jeżeli żadna z osób zaproszonych na rozmowę nie miała wystarczających kwalifikacji, które pozwoliłyby ją zatrudnić na tym stanowisku, proces rekrutacyjny trzeba powtórzyć. Nie można sobie pozwolić na angażowanie do pracy kandydata, który nie jest odpowiednio przygotowany do zarządzania salonem i personelem (nie liczmy na to, że szybko uzupełni swoje braki), ponieważ błąd rekrutacyjny będzie kosztował o wiele więcej niż czas poświęcony na rozpatrzenie dodatkowych kandydatur. Należy pamiętać, że niewielkie przedsiębiorstwa, takie jak salony fryzjerskie, kosmetyczne czy SPA, potrzebują do pracy dobrze przygotowanych profesjonalistów i nie chcą lub nie mogą koncentrować się na ich nauce, ryzykując utratę czasu i zysków.
Rozległa wiedza i doświadczenie branżowe to nie wszystko, czym powinien wyróżniać się idealny kandydat na stanowisko managera. Równie ważne są jego cechy i predyspozycje osobowościowe, w tym m.in.:
Podobnie jak manager kontroluje i nadzoruje pracę swoich podwładnych, tak samo rezultaty działań, które podejmuje manager, są poddawane weryfikacji. Od managerów oczekuje się bowiem skuteczności, którą można (i trzeba!) mierzyć. W jaki sposób można to zrobić?
Dobrym wskaźnikiem skuteczności managera jest wysokość zysku (albo przychodów) wypracowanego przez zespół (jest to kryterium obiektywne) – mierzenie zysku polega na porównaniu wartości zakładanego poziomu zysku (lub przychodów) z rzeczywiście osiąganym.
Warto kontrolować kompetencje managera w jego relacjach z podwładnymi – wykorzystuje się tutaj systemy okresowych ocen pracowników. Można je samodzielnie zaprojektować albo użyć gotowych rozwiązań (np. ocena 360°). Metoda ta polega na zbieraniu opinii pracowników (czasem również partnerów handlowych czy niektórych klientów) dotyczących cech osobowych managera, jego postaw, zachowania oraz poziomu wykonywania zadań. Najczęściej prosi się członków zespołu o anonimowe wypełnienie specjalnie przygotowanych ankiet (poniżej przedstawiam przykład), w których oceniane są kompetencje ich przełożonego. Następnie zlicza się wyniki, uśrednia je i omawia z managerem. Metoda ma tę zaletę, że nie tylko pozwala oceniać działania managera, ale również wskazuje obszary wymagające poprawy i źródła ewentualnych problemów zespołu. Wadą tego rozwiązania jest to, że na ogół w badaniu bierze udział zaledwie kilka osób, oceny managera nie można zatem definitywnie uznać za obiektywną.
Przykładowy kwestionariusz oceny managera przez pracowników
Dokonaj oceny managera salonu, stawiając krzyżyk w odpowiednim miejscu. Ocena:
1 – niedostateczna, 2 – zadowalająca, 3 – dobra, 4 – bardzo dobra, 5 – celująca.
Można także mierzyć jakość usług i poziom zadowolenia klientów albo liczbę nowych klientów. Pierwsza metoda pozwala ocenić skuteczność managera w zarządzaniu pracą personelu. Polega na przeprowadzeniu badań wśród klientów, którzy oceniają np. w skali od 1 do 5 przebieg realizacji usługi, informacje udzielane przez pracowników, kompetencje personelu, sposób rozpatrywania ewentualnych reklamacji, wygląd i czystość w salonie, łatwość skontaktowania się z salonem w celu umówienia wizyty, poczucie komfortu podczas wizyty czy poziom zadowolenia z wykonanej usługi. Druga metoda sprawdza z kolei aktywność i kreatywność managera w pozyskiwaniu nowych klientów.
Ważne jest, aby skuteczność managera weryfikować cyklicznie (kilka razy w roku, np. raz na kwartał) – niezależnie od tego, czy jest to nowo zatrudniona, czy dłużej pracująca osoba – a także w sposób jawny, znany i akceptowany przez managera. Poza tym trzeba pamiętać, aby oceniany otrzymał informację zwrotną na temat swojej pracy.
Przykład kalkulacji kosztów zatrudnienia managera w odniesieniu do korzyści, które on wnosi.
Na koniec warto jeszcze przemyśleć opłacalność zatrudnienia managera. Można przeprowadzić prostą kalkulację, w której korzyści z zaangażowania managera mierzy się wzrostem zysku:
Podane wartości są hipotetyczne, służą jedynie do obliczeń.
Takie symulacje nie do końca jednak odpowiadają rzeczywistości. Można wówczas bardzo łatwo dojść do wniosku, że zatrudnienie specjalisty jest po prostu niepotrzebne albo, że efekty jego działań nie są aż tak spektakularne.
Sytuacja zmienia się diametralnie, jeśli na opłacalność zatrudnienia managera spojrzymy z nieco szerszej perspektywy, oceniając jeszcze: skalę i tempo uzyskiwanych korzyści, jakość zarządzania oraz prawdopodobieństwo sukcesu przy wdrażaniu rozwiązań. Nawet jeśli właściciel dysponuje sporą wiedzą techniczną, jest przedsiębiorczy i ma pomysł na prowadzenie salonu fryzjerskiego czy gabinetu kosmetycznego, nie oznacza to, że zdobył wystarczające kompetencje managerskie. Ich brak może być przez jakiś czas rekompensowany większym wysiłkiem i zaangażowaniem właściciela, ale w dłuższej perspektywie doprowadzi on do sytuacji, w której:
Zatrudnienie managera w takiej sytuacji okazuje się więc niezbędne.
Poza tym w ogólnym rozrachunku trzeba jeszcze uwzględnić fakt, że dzięki menagerowi właściciel zyskuje przede wszystkim czas, który może przeznaczyć na inną działalność (np. planowanie nowego biznesu). To z kolei przekłada się na dodatkowe korzyści finansowe.
Jak zatem widać, z tej perspektywy zatrudnienie managera jest wysoko opłacalne – przynosi nie tylko wymierne korzyści w postaci wzrostu zysku, ale również, poprzez skuteczne wdrażanie nowych rozwiązań, przekłada się na poziom świadczonych usług i postrzeganie salonu przez klientów.
Skuteczny manager salonu to profesjonalista pod każdym względem. Dysponuje zarówno rozległą wiedzą (w szczególności branżową oraz z zakresu zarządzania), jak i sporym doświadczeniem w kierowaniu salonem. Wyróżnia go wiele umiejętności i cech, które pozwalają mu terminowo wywiązywać się z powierzonych zadań. Taki menager ma wizję przyszłości i siłę, by ją realizować, ale przede wszystkim potrafi zainspirować innych do osiągania wspólnych celów. Jest wzorem etycznego postępowania, wyznacznikiem najwyższych standardów wykonywania usług i twarzą salonu. A do tego stale się rozwija i doskonali własne umiejętności, by optymalnie wykorzystywać posiadane zasoby dla szeroko pojętego dobra salonu.
Decyzja o zatrudnieniu managera musi być dobrze przemyślana. Aby uniknąć błędów, trzeba dokładnie przeanalizować sytuację salonu. W tym celu właściciel powinien:
Dzięki tym informacjom właściciel będzie w stanie ocenić, czy udało mu się zrealizować cele finansowe albo np. związane z funkcjonowaniem salonu. Jeśli wyniki nie są zadowalające, trzeba się zastanowić, jakie działania muszą jeszcze zostać podjęte, aby cel został osiągnięty. Może się bowiem okazać, że manager jest wręcz niezbędny!
Tekst opracowany przy współpracy z art of BEAUTY.
Dziennikarka, absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego.
.png)
