Jak skutecznie komunikować się z klientem?

Article with ideas for nail business names
Spis treści

Nie wszyscy klienci potrafią w obrazowy i zrozumiały sposób opisać swoje oczekiwania dotyczące jakiegoś zabiegu czy nowej fryzury. Niektórzy zwyczajnie są jeszcze niezdecydowani, inni mogą nieświadomie wprowadzać nas w błąd. Podpowiadamy, jak się komunikować, by spotkania z klientem nie były wyłącznie stresującą walką.

Aby odnieść sukces w branży hair&beauty, oprócz fachowej wiedzy i techniki trzeba wykazać się również znajomością zasad komunikacji interpersonalnej. Nie da się bowiem zbudować zaufania ani dobrych, długotrwałych relacji z klientami bez daru nawiązywania i podtrzymywania kontaktów, porozumiewania się i budowania relacji czy umiejętności rozwiązywania sytuacji konfliktowych. Dobra wiadomość jest taka, że biegłość w tej dziedzinie można w sobie wykształcić. Stąd pomysł na dzisiejszą lekcję. Moje rozważania będą się koncentrowały na następujących zagadnieniach:

Czym jest skuteczna komunikacja?

Komunikację najczęściej rozumie się jako proces wymiany informacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą. Aby była skuteczna, musi przebiegać w dwóch kierunkach i być zrozumiała dla uczestników tego procesu. Mówiąc prościej, skuteczna komunikacja oznacza taki sposób mówienia i słuchania, który umożliwia wzajemne zrozumienie.

W życiu codziennym wymianę informacji między nadawcą i odbiorcą mogą utrudniać różnego rodzaju czynniki, które ograniczają odbiorcy możliwość właściwego zrozumienia komunikatu. Najczęściej są to:

Komunikacja to nie tylko wymiana słów. Głównym źródłem informacji dla rozmówcy jest komunikacja niewerbalna (pozajęzykowa, czyli m.in. gestykulacja, mimika, ton głosu, sposób i tempo mówienia, spojrzenie, postawa ciała, sposób ubierania się, nawyki osobiste itp.), która uzupełnia i wzmacnia przekaz ustny. Często kryje się za nią więcej niż za naszymi słowami – również to, czego nie chcemy wydobywać. Poza tym, to właśnie komunikacja niewerbalna decyduje o pierwszym wrażeniu, które najsilniej wpływa na nastawienie odbiorcy. Później trudno je zmienić.

Nie wszystkie zachowania niewerbalne podlegają naszej kontroli. Niektóre są zupełnie poza nią. Nad zdecydowaną większością można jednak zapanować. Dlatego przy każdym kontakcie z klientem należy zwrócić uwagę na:

Odkrywanie potrzeb klienta to najważniejszy i zarazem najtrudniejszy etap w całym procesie obsługi. Pracownik salonu fryzjerskiego czy kosmetycznego, który posiada taką umiejętność, świetnie radzi sobie z budowaniem długotrwałych pozytywnych relacji z klientami, ponieważ potrafi wychodzić naprzeciw potrzebom klientów i spełniać ich oczekiwania. Tu liczą się przede wszystkim Twoje podejście do klienta i jego problemów, życzliwość i otwartość na drugą osobę. Pamiętaj, że Twoim zadaniem nie jest odgadywanie, czego potrzebuje klient, tylko świadome uczestniczenie w odkrywaniu jego potrzeb. Naucz się aktywnie słuchać i sprawnie operować pytaniami. Rozmawiając z klientem, pozwól mu mówić, a Ty uważnie słuchaj, by później wykorzystać zdobytą wiedzę. Nie bój się zadawać pytania. Zapytaj np. o to, kim jest Twój klient (jaką wykonuje pracę) i jak chciałby być postrzegany, na czym mu najbardziej zależy, jakie mankamenty w swoim wyglądzie chciałby ukryć, jakich kosmetyków używa na co dzień i ile czasu poświęca na zrobienie fryzury lub makijażu, czy chodzi na siłownię albo basen (i w związku z tym często musi np. związywać włosy), jakim zabiegom się poddawał i czy był zadowolony z efektów itp. Postaraj się uzyskać jak najwięcej informacji. Na ich podstawie będziesz mógł zaoferować rozwiązanie, które jest dostosowane do potrzeb klienta.

Czym jest aktywne słuchanie?

Większość ludzi koncentruje się na mówieniu, przekonywaniu i uzasadnianiu swoich racji, wygłaszaniu swoich poglądów. Traktuje komunikację jako proces jednostronny w myśl zasady: „ja mówię, ty słuchasz”. Tymczasem okazuje się, że dla skutecznej komunikacji umiejętność słuchania jest równie ważna, jak (a może nawet ważniejsza niż) samo mówienie. Poprzez uważne słuchanie okazujemy rozmówcy nasze zainteresowanie, akceptację, szacunek, życzliwość i sympatię. Aktywne słuchanie jest też narzędziem o ogromnych możliwościach:

W praktyce aktywne słuchanie polega na okazywaniu rozmówcy całym sobą, że słuchasz go uważnie, że to, co mówi jest dla ciebie ważne i interesujące. Możesz to zrobić na wiele sposobów: poprzez przyjęcie otwartej postawy ciała, potakiwanie głową, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, unikanie czynności rozpraszających, odpowiednią mimikę (np. uśmiechając się albo okazując zdziwienie za pomocą wzroku) albo wykorzystując techniki aktywnego słuchania (takie jak parafraza, odzwierciedlanie, precyzowanie, podsumowanie, zadawanie pytań). Ważne jest jednak, aby Twoje reakcje były naturalne i wynikały z autentycznego zainteresowania rozmówcą, a nie z mechanicznego powtarzania wyuczonych gestów.

W aktywnym słuchaniu duże znaczenie ma umiejętność koncentracji. Jednak skupienie się na czymś, co mówi nasz rozmówca nie należy do najprostszych zadań. Dzieje się tak, ponieważ człowiek myśli trzy razy szybciej, niż mówi, łatwo się więc rozproszyć, słuchając kogoś. Warto zatem ćwiczyć koncentrację oraz starać się wykluczyć możliwie najwięcej barier, które utrudniają lub uniemożliwiają aktywne słuchanie. Są to:

Jakie są techniki aktywnego słuchania?

Jak już wspomniałam, w aktywnym słuchaniu niezwykle pomocne może być stosowanie takich technik, jak:

Wbrew pozorom zadawanie pytań i kierowanie za ich pomocą rozmową okazuje się nie tak łatwe, jak by się to mogło wydawać. Z ich stosowaniem wiąże się dużo błędów i nieporozumień. Jednym z nich jest twierdzenie, że należy zadawać wyłącznie pytania otwarte.

Pytania zamknięte to takie, które zaczynają się na ogół od czasownika lub słowa „czy”. Odpowiada się na nie „tak”, „nie”, „nie wiem” lub wybiera jedną z opcji zawartych w pytaniu. W odróżnieniu od nich pytania otwarte wymagają dokładniejszej, często rozbudowanej odpowiedzi, są więc bardziej przydatne, ponieważ umożliwiają zebranie dużej ilości informacji dotyczących pragnień, odczuć, zainteresowań czy potrzeb naszego rozmówcy. Zaczynają się najczęściej od słów: „co”, „jak”, „z jakiego powodu”, „kiedy”. Nie jest prawdą, że nie powinno się stosować pytań zamkniętych, ponieważ dzięki nim można doprecyzować uzyskane informacje albo zawęzić obszar poszukiwań. Nie można ich jednak zadawać w zbyt dużej liczbie na początku rozmowy, ponieważ zamykają komunikację, wprowadzają atmosferę przesłuchania i czynią rozmówcę biernym uczestnikiem. Dlatego lepiej jest zacząć od pytań otwartych, a następnie metodą „od ogółu do szczegółu” dopytywać o kolejne kwestie, doprecyzowywać niejasności, szukać najlepszych rozwiązań.

Formułując pytania, należy zwracać uwagę, aby nie brzmiały one zbyt agresywnie. Tak jest np. z pytaniem rozpoczynającym się od słowa „dlaczego”. Warto więc mieć przygotowane inne, łagodniej brzmiące sformułowania: „w jaki sposób”, „z jakiego powodu”, „jak do tego doszło”, „co doprowadziło”. Pytania otwarte niekiedy warto poprzedzić uzasadnieniem, dlaczego je zadajesz. Kiedy komunikujesz intencje, ograniczasz efekt zaskoczenia, co sprawia, że pytanie jest w większym stopniu akceptowane przez rozmówców, np. „Czy bardziej zależy pani na szybkim efekcie wizualnym czy też na rezultacie wydłużonym w czasie? Od tego będzie zależeć rodzaj i inwazyjność zabiegu, któremu należałoby się poddać”.

Pamiętaj, że zadając pytania, próbujesz dotrzeć do wewnętrznego świata drugiej osoby. Trzeba się więc wykazać sporą dozą wyczucia, wyrozumiałości i delikatności. Za każdym razem warto przemyśleć scenariusz rozmowy i dobrze dobrać pytania do specyfiki swojego rozmówcy oraz problemu, z którym przychodzi. Musisz też pamiętać, aby nie zadawać rozmówcy zbyt dużej liczby pytań, bo może poczuć się indagowany, zniechęcony do dalszej rozmowy i odbierać Cię jako osobę natrętną.

Praktyczne wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji

Aby skutecznie się komunikować, należy pamiętać o kilkunastu najbardziej podstawowych zasadach:

Używaj komplementów i form grzecznościowych – sprzyja to budowaniu relacji i skutecznemu porozumiewaniu się.
Tekst opracowany przy współpracy z art of BEAUTY.

Autor: Ewa Mielcarek

Dziennikarka, absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego.

Aplikacja Booksy