Specjaliści od marketingu uważają eventy za jedną z ciekawszych i bardziej efektywnych metod budowania relacji z klientami oraz sposób na kreowanie świadomości marki. Eventy niezwykle dobrze przyjęły się w branży hair & beauty, która chętnie uczestniczy we wszelkiego rodzaju wydarzeniach, takich jak pokazy najnowszych trendów fryzjerskich, prezentacje produktów i sprzętu, targi, konferencje czy szkolenia zawodowe – a także sama je organizuje.
Eventy z powodzeniem można wykorzystać do budowania marki własnej, pozycji eksperta albo do promocji salonu i utrwalania więzi z klientami. Bez względu na wielkość firmy czy zasoby finansowe nawet małe salony i gabinety mogą posłużyć się tą metodą, by promować swoją działalność.
Zastanówmy się, jakiego rodzaju akcje mogą się sprawdzić oraz o czym należy pamiętać, organizując takie przedsięwzięcie.
Przede wszystkim event to szansa na osobiste spotkanie z klientem – rozmowę, wymianę opinii, wsłuchanie się w jego potrzeby, plany czy oczekiwania. To również możliwość bezpośredniego zaprezentowania firmy oraz pracowników i to dokładnie w taki sposób, w jaki marka chce być postrzegana. Okazja, aby umiejętnie podkreślić atuty firmy, na żywo zademonstrować najnowsze usługi i produkty czy (w zależności od strategii) kreować wizerunek eksperta lub firmy społecznie odpowiedzialnej.
Wydarzenia firmowe można traktować jako szerszy i rozbudowany projekt, którego efekty są długofalowe i rozłożone w czasie, albo jako mniejszą, okazjonalną akcję promocyjną. W przypadku większych eventów szum wokół marki często rozpoczyna się już w fazie organizacji przedsięwzięcia, potem rozwija się w trakcie samego wydarzenia (które, w zależności od konceptu, może trwać kilka godzin lub też kilka dni), by zakończyć się na poeventowej komunikacji z klientami i otoczeniem (np. relacje filmowe czy fotograficzne, komunikacja w kanałach socialmediowych, wywiady z uczestnikami).
Warto pamiętać, że jedno dobrze zorganizowane wydarzenie może dostarczyć sporo cennego materiału, który przez długi okres posłuży do prowadzenia działań promocyjnych salonu.
Wreszcie eventy, jako narzędzie marketingowe, mogą się bezpośrednio przełożyć na wzrost sprzedaży i liczbę klientów, a nawet same być źródłem dochodu.
W zależności od specyfiki działalności oraz rozmiaru salon może organizować wydarzenia adresowane do swoich klientów lub też wydarzenia kierowane do innych firm z danego sektora. Koncepcji i rodzajów eventów może być wiele – wszystko zależy od kreatywności organizatora. Kilka pomysłów na akcje to:
Naturalnie wydarzenia powinny odpowiadać przyjętej strategii komunikacji i być kierowane do właściwej grupy klientów. Skala eventu będzie z kolei bezpośrednio powiązana z wielkością firmy, obszarem jej działania i rzecz jasna dostępnym budżetem. Nie oznacza to jednak, że małe salony z ograniczonymi środkami finansowymi nie mogą podejmować takich akcji. Wręcz przeciwnie. Dobrze i sprawnie zorganizowany event wcale nie musi się wiązać z dużymi wydatkami.
Bez względu na to, czy chodzi o dużą imprezę w skali ogólnopolskiej, czy o niewielkie spotkanie dla stałych klientów, warto dobrze przemyśleć cały koncept, poświęcić czas na planowanie i organizację oraz zadbać o szczegóły. Chcesz przecież, żeby event był udany i zrobił dobre wrażenie.
Zanim zaczniesz planowanie swojego wydarzenia, pamiętaj o jednej głównej zasadzie – idealna impreza to taka, której uczestnicy mają poczucie przyjemnie i pożytecznie spędzonego czasu.
Dokładne określenie celu i adresatów akcji to kluczowy element, który już na starcie projektu może zaważyć o jego sukcesie lub porażce. Podobnie jak w przypadku innych kanałów komunikacji marketingowej – event nie może równocześnie „mówić” o wszystkim i „pokazać” wszystkiego. W ten sposób zaburzy jedynie przekaz i nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Cel jest punktem wyjścia do określenia istoty wydarzenia, zaplanowania programu, wyboru miejsca jego realizacji czy doboru kanałów promocyjnych.
Jakie cele mogą przed sobą postawić salony i gabinety urody? Przykładowo celem wydarzenia może być budowanie relacji z obecnymi klientami. W takim przypadku event powinien zostać zaplanowany tak, aby uczestnicy czuli się odpowiednio powitani i ugoszczeni, mieli szansę porozmawiać z pracownikami czy menedżerem salonu czy też otrzymali upominki lub rabaty, które zachęcą ich do ponownej wizyty i sprawią, że jeszcze bardziej docenią oni salon.
Jeśli za cel postawisz sobie przyciągnięcie nowych klientów, musisz bardziej koncentrować się na zewnętrznej promocji wydarzenia oraz zaplanować punkt w programie, który będzie szczególnie atrakcyjny dla potencjalnych klientów i zachęci ich do przetestowania usług salonu. W takim wypadku warto zaproponować obecnym klientom, żeby zabrali ze sobą osoby towarzyszące lub znajomych. Ci nowi goście będą mogli skorzystać z usług salonu na specjalnych warunkach.
Zaraz po określeniu celu należy zaplanować budżet. Naturalnie jego wielkość będzie miała wpływ na rozmach i zasięg całej akcji, ale z drugiej strony nawet niskokosztowe wydarzenia mogą przynieść dobre rezultaty i posłużyć promocji firmy. Planując budżet imprezy, trzeba skrupulatnie zapisać wszystkie zamierzone wydatki, jakie mogą się pojawić na różnych etapach, od planowania do promocji poeventowej. Warto założyć rozsądne proporcje i nie ograniczać kosztów kluczowych elementów, takich jak promocja czy zespół organizacyjny, bo z góry skażemy projekt na niepowodzenie.
Podstawowe elementy budżetu, o których warto pomyśleć przy organizacji niewielkiego eventu, to:
Do sprawnej organizacji wydarzenia potrzebujesz również zespołu. Na etapie planowania wydarzenia dokładnie określ zasoby personalne, przypisz poszczególne zadania konkretnym osobom i określ kompetencje. Zastanów się, co warto lub trzeba oddelegować na zewnątrz, co musisz zrobić samodzielnie, a w co możesz zaangażować swoich pracowników.
Pomyśl o tym, że organizacja eventu, oprócz wymienionych wcześniej, może przynieść inne korzyści. To doskonały sposób na budowanie zespołu i motywowanie pracowników. Oczywiście wszystko zależy od tego, na ile umiejętnie przekonasz personel do aktywnego udziału w przedsięwzięciu i czy odpowiednio zainspirujesz go do działania. Fryzjerzy i kosmetyczki prawdopodobnie niechętnie wezmą na swoje barki dodatkową pracę. Ale już znacznie chętniej pomogą w przygotowaniach, jeśli zostaną poinformowani, że wydarzenie będzie promować ich fach i umiejętności – albo że posłuży promocji nowych usług i pozyskaniu klientów, od których oni będą mieć prowizję. Ważne, aby zespół był przekonany o słuszności organizacji wydarzenia, wspierał przedsięwzięcie i brał w nim udział. Tylko wyobraź sobie, że promujesz salon i jego usługi – a w spotkaniu uczestniczą mało zadowoleni pracownicy…
Program zadecyduje o tym, czy klient będzie chciał wziąć udział w organizowanym przez Ciebie wydarzeniu. Określone na etapie planowania cele eventu powinny odpowiadać strategii Twojej firmy. Natomiast względem uczestników należy zdefiniować korzyści i powody, dla których oni będą chcieli pojawić się na imprezie. Pamiętaj – klienta nie interesują Twoje cele. Klient ma swoje oczekiwania.
Jeśli planujesz inaugurację nowej linii kosmetyków, którą właśnie wprowadzasz do sprzedaży – zastanów się, na ile atrakcyjne dla klienta będzie oglądanie pokazu na modelce, a na ile skłoni go do przyjścia obietnica samodzielnego przetestowania produktu albo otrzymania sporego rabatu na pierwszy zakup. Z perspektywy klienta Twój event to po prostu okazja do zebrania konkretnych korzyści materialnych (takich jak rabaty czy produkty) lub niematerialnych (np. wiedza, inspiracje, doświadczenie, dobra zabawa).
Uzupełniającymi elementami programu są te o charakterze rozrywkowym lub towarzyskim. Wydarzeniom o szerokim zasięgu i sporym budżecie może towarzyszyć np. występ gwiazdy czy okazały bankiet z pokazem mody. Małe spotkanie w salonie zawsze można urozmaicić, zapraszając lokalnego artystę czy organizując poczęstunek z lampką wina. Obok prezentacji produktowych i promocji własnej działalności zawsze warto zaproponować coś, co będzie miłą rozrywką, pozwoli uczestnikom dobrze spędzić czas i zapamiętać wydarzenie. Z czasem to właśnie takie pozytywne emocje przełożą się na lojalność.
Idealnie jest, jeśli salon dysponuje przestrzenią, którą może wykorzystać do organizacji niewielkich wydarzeń firmowych. To z pewnością pozwoli ograniczyć koszty przedsięwzięcia, a co ważniejsze – umożliwi bezpośrednie zaprezentowanie gabinetu potencjalnym klientom. Jeśli rozmiar salonu okazuje się zbyt mały albo planujesz wydarzenie dla sporego grona uczestników, event będzie trzeba zorganizować w innym miejscu.
Co warto wziąć pod uwagę, poszukując odpowiedniej lokalizacji i wybierając termin wydarzenia?
To bardzo istotny element, którego nie należy lekceważyć. Pamiętaj – nawet najlepiej zorganizowane i najdroższe wydarzenie nie będzie sukcesem, jeśli frekwencja nie dopisze.
Kiedy już rozpoczniesz przygotowania eventu, wcześniej czy później w Twojej głowie pojawi się myśl: „Ach, gdyby tylko mieć większe środki”. Prawda jest taka, że jakikolwiek budżet zaplanujesz, zawsze okaże się on za mały. Dlaczego? Bo w trakcie przygotowań pojawią się kolejne pomysły. Zechcesz lepiej udekorować salon albo rozdać gościom bardziej wartościowe upominki. Dlatego myśląc o budżecie, promocji albo programie wydarzenia, zastanów się, czy na którymś z tych etapów nie możesz zaangażować współpracujących lub sąsiadujących z Tobą firm, innych organizacji z otoczenia, a być może samych klientów.
Zdecydowanie zwróć się do Twoich dostawców i partnerów. Jeśli akurat wprowadzają na rynek nowy produkt, być może będą zainteresowani ufundowaniem kilku zestawów kosmetyków czy przynajmniej przekazaniem próbek. Być może wśród Twoich klientów jest kwiaciarnia albo dekorator wnętrz, który w zamian za darmowy zabieg albo możliwość promocji swojej firmy podczas eventu zgodzi się pomóc w przystrojeniu miejsca. Jest szansa, że pozyskasz partnera, dzięki któremu zaoszczędzisz pieniądze i jeszcze uatrakcyjnisz całe przedsięwzięcie.
Gdy wszystkie najistotniejsze elementy projektu będą zaplanowane i skoordynowane, nadejdzie czas, aby więcej uwagi poświęcić detalom. Jak mówi przysłowie, diabeł tkwi w szczegółach.
Z pewnością chcesz, żeby uczestnicy opuścili imprezę z uśmiechem na twarzy i z poczuciem dobrze spędzonego czasu. Poniżej wymieniam kilka kwestii, które nie powinny umknąć Twojej uwadze przy organizacji nawet małego wydarzenia w salonie.
Ostatnim etapem projektu jest mierzenie jego efektywności. Żeby zaklasyfikować wydarzenie do udanych, należy wiedzieć, czy jego cele zostały osiągnięte. Choć pomiar będziesz wykonywać na końcu, sposób pomiaru trzeba określić na etapie planowania wydarzenia.
Załóżmy, że chcesz pozyskać klientów w związku z nową usługą, którą właśnie promujesz. Pamiętaj, aby podczas eventu rozdać gościom odpowiednie vouchery i kupony, które potem możesz zliczyć i szybko ocenić, ile osób skorzystało z oferty.
Jeśli event miał na celu zwiększenie obszaru, z jakiego przychodzą do Ciebie klienci, przeprowadź analizę obecnego stanu, a po wydarzeniu zrób porównanie. Sprawdź również, jak zwiększył się ruch na Twojej stronie internetowej oraz w kanałach socialmediowych.
Organizacja eventu to nieco szerzej zakrojona akcja promocyjna niż dystrybucja ulotek czy zakup reklamy na Facebooku. Nie oznacza to jednak, że jest to narzędzie zarezerwowane wyłącznie dla większych firm o dużych budżetach marketingowych. Każdy salon, nawet ten o niewielkich rozmiarach, może się pokusić o organizację małego spotkania dla klientów, spotkania z ekspertem czy pokazu fryzjerskiego. W organizację pierwszych wydarzeń z pewnością będzie trzeba włożyć nieco więcej czasu i wysiłku, aby sprawdzić efektywność i zdobyć cenne doświadczenia. Z czasem okaże się, że eventy to nie tylko skuteczna, ale i bardzo przyjemna forma budowania relacji oraz pozyskiwania klientów.
Zamiast biernie czekać na klienta – może warto rozpocząć planowanie firmowego wydarzenia?
Marketingowiec z ponad 10-letnim doświadczeniem w zawodzie. Współpracowała zarówno z dużymi markami jak i z początkującymi start-upami. Prowadzi własną agencję marketingową.
.png)
