Comment créer le meilleur message répondeur pour votre institut de beauté ?

À l'ère du numérique, de plus en plus de personnes préfèrent contacter les instituts de beauté via Internet plutôt que de passer des appels téléphoniques traditionnels. C'est compréhensible : dans la plupart des cas, la réservation en ligne est beaucoup plus pratique. Cependant, même si le changement est en marche, il n'est pas si rapide et il y a encore beaucoup de clients qui préfèrent appeler, surtout parmi les personnes âgées. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un message d'accueil professionnel sur votre messagerie vocale, afin que ces clients se sentent pris en charge même si vous êtes occupé ou absent du salon. Alors, comment enregistrer le meilleur message vocal sur le répondeur de votre salon qui incitera vos clients potentiels à vous recontacter ?

Règles à suivre pour créer un message vocal  

Il est judicieux de préparer deux messages d'accueil différents, l'un pour les cas où vous ne pouvez pas répondre au téléphone et l'autre pour les moments où votre salon est fermé. Lorsque vous paramétrez votre messagerie vocale pour une journée chargée où vous ne serez pas joignable, pensez à suivre les conseils suivants  :

• Commencez toujours par une introduction  
  Commencez par votre nom complet suivi du nom officiel de votre salon. Cela assure à vos clients qu'ils ont composé le bon numéro de téléphone. Si vous avez plus d'un salon, précisez lequel ils ont joint ("Bienvenue chez Spa & Bulles Paris 17"). Il est important de se présenter, car cela crée un climat de confiance et implique que quelqu'un assume la responsabilité du message vocal.  
• Rendez votre message vocal à la fois poli et amical  
  Une bonne formulation est essentielle, mais ce n'est pas la seule chose qui compte. Rédigez votre message et répétez-le plusieurs fois. Écoutez le son de votre voix sur l'enregistrement. Vous pourrez ainsi remarquer non seulement les mauvais choix de formulation, mais aussi si votre ton est suffisamment enjoué.  
• Gardez l'enregistrement court et simple  
  Respectez le temps de votre client. Parler à une boîte vocale est déjà assez désagréable, ne mettez pas leur patience à rude épreuve. Évitez de mettre trop d'informations dans votre message d'accueil, limitez-vous aux plus importantes.  
• Assurez-vous que l'enregistrement est compréhensible  
  De tous vos clients, ce sont les plus âgés qui sont les plus susceptibles de prendre rendez-vous par téléphone - c'est pourquoi vous devez penser à particulièrement bien articuler lorsque vous enregistrez votre message. Il n'y a rien de pire qu'un message vocal incompréhensible. Pensez également à éviter les bruits de fond.  
• Proposez d'autres méthodes de contact  
  Comme nous l'avons mentionné précédemment, la réservation en ligne est extrêmement pratique - elle est rapide, disponible partout et à tout moment et ne nécessite pas de votre temps pour vérifier vos disponibilités. De plus, certains clients préfèrent cette méthode de prise de rendez-vous car ils sont plus introvertis. Si votre salon propose cette forme de contact, indiquez cette information dans votre messagerie vocale. Sinon, envisagez de vous équiper d’un système de réservation en ligne dès que possible. Le logiciel de salon de coiffure et de beauté Booksy vous offre cette option intuitive, n’hésitez pas à explorer notre site pour en savoir plus !  
• Invitez votre client à laisser un message s'il attend un retour d'appel  
  Faites preuve d'autodiscipline et contactez systématiquement les clients qui ont décidé de vous laisser un message. Si vous souhaitez inclure un délai dans lequel vous promettez de rappeler, soyez réaliste. Ne faites pas de promesses que vous pourriez ne pas être en mesure de tenir.

Lorsque vous configurez une boîte vocale pour les messages d'accueil après vos heures d'ouverture, n'oubliez pas ces étapes :  

• Mentionnez d'emblée les heures d'ouverture  
  Après avoir informé votre client qu'il n'y a actuellement personne au salon, la chose la plus importante qu'il voudra probablement savoir, ce sont vos horaires d'ouverture habituels. Soyez clair et n'oubliez pas de mettre à jour votre enregistrement lorsqu'ils changent. 
• Tenez votre boîte vocale à jour  
  Si vous devez faire face à une situation d'urgence, fermer votre salon pour un jour férié ou modifier vos heures d'ouverture pour une raison quelconque, mettez votre message à jour pour éviter toute confusion inutile. Si possible, indiquez la date de reprise des activités dans votre salon. 

Exemples de messages d'accueil pour la messagerie vocale de votre salon

Vous trouverez ici quelques exemples de messages vocaux pour les journées chargées ou pour vos heures de fermeture. Considérez-les comme la base de votre script pour un message d'accueil professionnel et personnalisez-les en fonction de vos besoins et de vos envies. 

Pour les journées chargées :  

‍Bonjour, vous avez joint Leslie Bazelot de l’Institut Spa & Bulles, Paris 17. Je suis désolée mais je ne suis pas en mesure de répondre à votre appel pour le moment. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un court message après le bip et je ferai en sorte de transmettre votre message à la personne appropriée. Si vous préférez réserver en ligne, rendez-vous sur notre site www.spabullesparis17.com.

Bonjour, c'est Leslie Bazelot de l’Institut Spa & Bulles, Paris 17. Je suis au téléphone en ce moment et je ne suis pas en mesure de prendre votre appel. C'est la fin de l'année, donc nous avons beaucoup d'appels entrants. Merci de votre patience ! Veuillez laisser votre message et vos coordonnées et je ferai en sorte de vous rappeler dès que possible. Si vous préférez réserver en ligne, c’est possible sur notre site www.spabullesparis17.com.

 Après les heures d'ouverture :  

Vous avez joint Leslie Bazelot de l’Institut Spa & Bulles, Paris 17. Nous sommes actuellement fermés. Nos heures normales d'ouverture sont du lundi au samedi, de 9h à 18h. Nous sommes fermés le dimanche. Veuillez nous laisser un message avec votre nom et votre numéro et nous vous rappellerons à la réouverture du salon. Si vous préférez réserver en ligne, visitez notre site www.spabullesparis17.com. Merci de votre appel !

Bonjour ! Vous avez joint la boîte vocale de l’Institut Spa & Bulles, Paris 17. Nous sommes actuellement en congés et ne pouvons donc pas prendre votre appel. Notre salon ré-ouvre ses portes le lundi 3 janvier. Nos heures d'ouverture habituelles sont du lundi au samedi, de 9h à 18h. Veuillez nous laisser un message et nous vous rappellerons dès que possible. Si vous préférez réserver en ligne, rendez-vous sur www.spabullesparis17.com. Merci de votre appel !

Un message vocal bien conçu est idéal pour tenir les clients informés de vos heures d'ouverture et de la manière de réserver une visite chez vous. Ceci, ainsi qu'un système de réservation en ligne polyvalent, vous assurera de nouvelles réservations, même si vous n'êtes pas toujours disponible pour décrocher le téléphone. N'attendez plus - enregistrez un message d'accueil court et essayez le logiciel Booksy dès aujourd'hui !

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