Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś w salonie, gdy dzwoni klient i niespodziewanie odwołuje swoją jutrzejszą wizytę. Nie jest to dla Ciebie komfortowa sytuacja, ponieważ anulowanie wizyty niecałe 24-godziny przed jej rozpoczęciem to niewiele czasu, aby wypełnić wolne miejsce w Twoim kalendarzu.
Jeśli pracujesz w branży beauty, istnieje duże prawdopodobieństwo, że byłaś kiedyś w podobnej sytuacji. Badania pokazują, że nawet 10% wizyt jest anulowanych, co oznacza, że usługodawcy tracą jedną dziesiątą potencjalnych przychodów. I choć nikt nie lubi zajmować się tym tematem, jest to nieodłączna część prowadzenia działalności w tej branży. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie 7 wskazówek, dzięki którym odwoływane wizyty nie będą już problemem.
Najlepszym sposobem radzenia sobie z odwołanymi wizytami jest przede wszystkim zapobieganie ich występowaniu. Jak? Zacznij od określenia zasad anulowania wizyt w Twoim salonie. Stwórz przejrzysty regulamin, w którym określisz, czego oczekujesz od klientów, którzy umawiają się na wizytę i jak powinni postąpić w momencie, gdy nie mogą się na niej pojawić. Regulamin powinien uwzględniać takie kwestie, jak:
Wysyłanie przypomnień przed wizytą do klientów to kolejny skuteczny sposób na uniknięcie odwołanych wizyt. Głównym powodem, dla którego klienci nie pojawiają się na wizytach jest to, że… o nich zapomnieli.
Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, upewnij się, że zautomatyzowałeś proces przypominania. Ty i Twój zespół jesteście zajęci prowadzeniem firmy i obsługą klientów, więc ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest myślenie o ręczne wysyłanie przypomnień. W Booksy nie musisz zaprzątać sobie tym głowy, ponieważ SMS przypominający o wizycie trafi do Twoich klientów automatycznie, na 24 godziny przed rozpoczęciem wizyty.
Pomimo Twoich starań, odwołane wizyty mogą się wciąż zdarzać. Jeśli więc otrzymasz telefon lub SMS od klienta, w którym informuje, że nie pojawi się w Twoim salonie, postaraj się go od tego odwieść. Jeśli powodem anulowania wizyty nie jest nagłe zdarzenie czy sytuacja osobista, istnieje kilka sposobów, aby klient zmienił zdanie. Jeśli ma na przykład wątpliwości co do wybranej usługi, to doskonały moment, aby za pomocą właściwych argumentów przekonać go, że nie będzie żałował wizyty w Twoim salonie.
Jeśli oferujesz uniwersalną usługę, z której z powodzeniem może skorzystać ktoś inny (np. masaż czy zabieg na twarz), zapytaj klienta, czy zna kogoś, kto mógłby przyjść na wizytę za niego. Zaznacz, że zrezygnujesz z pobierania kaucji za odwołanie wizyty, jeśli znajdzie znajomego lub członka rodziny, który zapełni wolne miejsce w Twoim kalendarzu.
Lista oczekujących to świetny sposób na wypełnienie wolnych miejsc w kalendarzu. Jak to działa? Gdy klient chce zarezerwować termin, który nie jest dostępny, może zapisać się na listę oczekujących. Gdy tylko ktoś zrezygnuje z umówionej wizyty, klient z listy oczekujących otrzyma powiadomienie z zaproszeniem do rezerwacji.
Podobnie jak w przypadku przypomnień o wizytach, proces tworzenia listy oczekujących również warto zautomatyzować. Zamiast ręcznie umieszczać klientów na liście, skonfiguruj swój kalendarz online tak, aby automatycznie informował klientów z listy oczekujących, gdy zwolni się miejsce. W Booksy zrobisz to łatwo, wygodnie i w 100% online!
W Twoim kalendarzu niespodziewanie pojawiło się wolne miejsce? Podejmij szybkie kroki, aby je wypełnić. Opublikuj post w mediach społecznościowych, w którym wspomnisz, że zwolnił się termin na daną usługę. Dobrym pomysłem będzie też poinformowanie klientów, że będziesz tego dnia przyjmować tak zwane walk-ins, czyli wizyty, na które klient nie musi w ogóle się umawiać i wystarczy po prostu, że pojawi się w salonie.
Jeśli masz trochę więcej czasu (na przykład wtedy, gdy klient odwoła wizytę na 48-72 godziny przed jej rozpoczęciem), rozważ utworzenie kampanii e-mailowej, w której zaprosisz odbiorców do zarezerwowania wizyty w nowym, wolnym terminie. W Booksy w prosty sposób zorganizujesz różnego rodzaju promocje, w tym last-minute, które pozwolą Ci szybko zapełnić wolne miejsca w kalendarzu.
Czy masz klientów, którzy wielokrotnie odwoływali lub przekładali swoje wizyty? Być może nadszedł czas, aby uniemożliwić im rezerwację w Twoim salonie lub pobierać od takich klientów 100% kaucję w momencie zapisu. Nie jest to łatwa decyzja, ale pamiętaj, że klienci, którzy wielokrotnie odwoływali wizyty w ostatnim czasie lub nie pojawiali się na nich bez wcześniejszej informacji powodują, że Twój biznes traci.
Odwoływanie wizyt to trudny temat, ale istnieje kilka rozwiązań, które możesz wdrożyć, aby temu zapobiec i zadbać o swój cenny czas. Połączenie przejrzystych zasad, skutecznej komunikacji z klientem i odpowiednich działań marketingowych pomoże Ci zmniejszyć liczbę anulowanych rezerwacji - bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz.
Powodzenia!
.png)
