Entre le travail, la famille et les aléas de la vie, vos clients ont une multitude de responsabilités. Il est facile que des rendez-vous de santé ou liés au mode de vie leur échappent.
Une étude menée par Booksy a révélé que 28,4 % des consommateurs ont oublié un rendez-vous, et que 10,7 % d'entre eux ont oublié d'annuler leur réservation. Si vous dirigez une entreprise de services, vous avez sûrement déjà fait face à ce genre de situation, avec des absences et des rendez-vous manqués.
Nous savons à quel point ces situations peuvent être frustrantes, mais la bonne nouvelle est qu'il existe plusieurs outils pour les atténuer. Les confirmations et rappels par email ou SMS sont de plus en plus courants, et les clients les acceptent volontiers.
Notre étude a montré que 70 % des consommateurs préfèrent être contactés par email ou SMS pour les confirmations et rappels de rendez-vous.
L'un des principaux avantages d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est qu’il vous décharge de tâches manuelles comme la rédaction de messages ou les relances téléphoniques. Cela libère du temps que vous pouvez utiliser pour mieux servir vos clients et développer votre entreprise.
Autre avantage : les messages automatisés envoyés par SMS ou email sont plus efficaces pour inciter les clients à honorer leurs rendez-vous. Une étude menée dans une clinique à Cleveland a révélé que les rappels par SMS réduisaient de 38 % les absences par rapport aux messages laissés par téléphone par le personnel. L'automatisation ne libère pas seulement du temps précieux, elle donne également des résultats bien supérieurs aux méthodes manuelles.
Si vous utilisez encore des méthodes manuelles pour gérer vos rendez-vous, il est temps de passer à la vitesse supérieure. Optez pour un logiciel de gestion des rendez-vous moderne, avec des fonctionnalités automatisées qui se chargeront de la communication avec vos clients à votre place.
Booksy, par exemple, vous permet de générer et d'envoyer des rappels de rendez-vous pour vos clients. Il vous suffit de choisir le mode de communication (SMS, email ou les deux) et de définir le délai avant l'envoi du rappel.
Une fois configuré, vous pouvez continuer à faire croître votre entreprise, l'esprit tranquille, en sachant que votre système prend en charge la gestion des rendez-vous.
La réponse courte : immédiatement.
Un email ou un SMS doit être envoyé peu après la réservation. Ce message doit contenir la date et l'heure du rendez-vous du client, ainsi que vos coordonnées pour que les clients puissent vous contacter facilement si nécessaire.
Gardez vos confirmations simples et concises. À moins qu'il n'y ait des formulaires à remplir avant le rendez-vous, votre message doit être direct. Vous souhaitez uniquement préciser l'heure, la date et les coordonnées pour modifier la réservation.
Voici quelques exemples de messages de confirmation de rendez-vous que vous pouvez utiliser dans votre entreprise.
Objet : Confirmation de votre rendez-vous
[CLIENT], votre rendez-vous est confirmé :
Massage de midi (30 min.) – 50,00 € avec Cornelia
Jeudi 18 août à 13 h
À bientôt !
Une fois la confirmation envoyée, vous devrez programmer des rappels avant le rendez-vous.
Les rappels de rendez-vous doivent être envoyés entre 24 et 72 heures avant l'heure prévue. Si vous avez une politique officielle d'absence ou d'annulation qui pénalise les clients pour les rendez-vous manqués, veillez à envoyer un rappel avant la fenêtre d'annulation. Vous devez donner à vos clients un délai raisonnable pour modifier leur emploi du temps.
L'approche idéale dépend de votre entreprise. Il peut être utile de tester différentes méthodes pour voir celle qui fonctionne le mieux avec vos clients.
Objet : Rappel de votre rendez-vous
[CLIENT], voici un rappel pour votre rendez-vous à venir :
Massage de midi (30 min.) – 50,00 € avec Cornelia
Jeudi 18 août à 13 h
RAPPEL : Rendez-vous avec [SALON] le samedi 11 octobre à 10 h 30. Ne répondez pas à ce message.
Comme vous pouvez le voir, les messages de rappel de rendez-vous doivent être courts, clairs et directs. L'objectif est de rappeler le client et de l'inciter à reprogrammer s'il ne peut plus honorer son rendez-vous.
Mettre en place un système de confirmation et de rappels de rendez-vous vous permet non seulement d'aider vos clients à se souvenir de leurs rendez-vous, mais aussi de mieux gérer votre emploi du temps.
Une communication automatisée et améliorée avec vos clients permet de renforcer les relations, tout en assurant une gestion fluide des réservations, offrant ainsi plus de clarté sur votre planning et davantage d'opportunités pour remplir les créneaux vides.
Le logiciel de gestion des rendez-vous Booksy est une solution complète pour tous les types d'entreprises de services qui fonctionnent avec des réservations — y compris les spas, salons de coiffure, barbershops et bien plus encore.
Grâce à Booksy, de nombreuses entreprises ont vu leurs taux de réservation augmenter, leurs absences diminuer et leurs informations clients considérablement améliorées.
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