HECHO: Tus clientes están ocupados. Entre el trabajo, la familia y el caos diario, es demasiado fácil que una cita se olvide.
Sabemos lo frustrante que es esto: el tiempo perdido, el espacio vacío en tu agenda y, sobre todo, la pérdida de dinero por culpa de las ausencias. Las cifras lo confirman: un estudio de Booksy encontró que el 28,4% de los clientes ha olvidado una cita.
Un no-show (o una ausencia) ocurre cuando un cliente no se presenta a una cita agendada y tampoco notifica con antelación para cancelarla o reprogramarla.
¿Por qué es esto un problema para tu negocio?
Si tienes un negocio basado en servicios, es probable que hayas visto esto de primera mano. La buena noticia es que puedes mitigar este problema hoy mismo usando la herramienta más simple y efectiva: la comunicación.
La buena noticia es que puedes olvidarte de este problema hoy mismo.
Las confirmaciones y recordatorios por correo electrónico y SMS ya no son un lujo, son un estándar. De hecho, nuestra investigación indica que el 70% de los consumidores prefiere que les contacten por estas vías para temas de citas.
En esta publicación, te daremos la fórmula para usar estas herramientas de manera efectiva. ¡Es hora de blindar tu agenda!
Automatiza el Proceso: Tu Solución Anti-No-Show
¿La primera y más importante regla para gestionar citas? Automatiza. Absolutamente todo.
La principal ventaja de usar un software de programación en línea es que te libera a ti y a tu equipo de tareas manuales (como mandar textos o llamar). Esto significa que ganas tiempo valioso para concentrarte en atender clientes y hacer crecer tu negocio.
Los mensajes automatizados son la forma más efectiva de asegurar la presencia del cliente. Un estudio en una clínica de Cleveland, OH, demostró que los recordatorios por SMS redujeron las ausencias en un 38% más que las llamadas manuales.
Si todavía estás utilizando métodos manuales, ¡es hora de actualizar tu sistema! Cambia a un software moderno de agendamiento con funciones automatizadas que se encarguen de la comunicación en tu nombre.
Booksy, por ejemplo, te permite generar y enviar recordatorios de citas con un clic. Simplemente selecciona la plataforma (SMS, correo electrónico o ambas) y especifica con cuánta antelación quieres que se envíe el mensaje.
Una vez que lo configures, puedes seguir administrando tu negocio con la tranquilidad de saber que la comunicación con el cliente está funcionando perfectamente en segundo plano.
El timing lo es todo para evitar cancelaciones de última hora. Para maximizar las posibilidades de que tus clientes cumplan con sus reservas, debes enviar tus mensajes en el momento oportuno.
La respuesta es corta: envía la confirmación justo después de que la cita se reserva.
Este mensaje debe ser tu recibo de reserva digital. Debe contener la fecha, hora, servicio, profesional y tus datos de contacto para que el cliente pueda revisarla rápidamente.
Asunto: ¡Confirmación! Tu cita con [NOMBRE DEL NEGOCIO] está lista.
Hola [NOMBRE DEL CLIENTE],
¡Tu cita está confirmada!
[enlace para gestionar/modificar tu cita]
¡Nos vemos allí!
[NOMBRE DEL NEGOCIO]
Los recordatorios de citas deben enviarse entre 24 y 72 horas antes de la cita.
Regla de Oro: Si tienes una política de cancelación que cobra penalidades, asegúrate de enviar el recordatorio antes de que expire la ventana de cancelación. Esto le da al cliente tiempo justo para reaccionar y evita malentendidos.
Considera probar diferentes intervalos para ver cuál funciona mejor con tu clientela.
Asunto: Recordatorio Importante: Tu cita se acerca.
Hola [NOMBRE DEL CLIENTE],
Solo un recordatorio rápido de tu próxima cita:
[enlace para gestionar/modificar tu cita]
Si necesitas reprogramar, hazlo ahora a través del enlace. ¡Te esperamos!
[NOMBRE DEL NEGOCIO]
RECORDATORIO: Cita con [INSERTAR NOMBRE DEL NEGOCIO] el sábado 11 de octubre a las 10:30 am. Puedes gestionar tu cita aquí: [ENLACE CORTO]. Por favor, no responder a este mensaje.
Los mensajes claros y directos son vitales. El objetivo es simple: recordarle al cliente y darle la opción de reprogramar si ya no puede asistir, antes de que se convierta en un no-show.
No pierdas más tiempo ni dinero. La automatización de tus recordatorios es una inversión mínima que genera un retorno inmenso al asegurar que tu silla (o tu cabina) esté siempre ocupada.
